Als ondernemer heeft u vast al vaker te maken gehad met klanten die hun facturen niet op tijd betalen. Het incasseren van openstaande vorderingen kan frustrerend zijn, zeker wanneer debiteuren keer op keer met smoesjes komen. In dit blog bespreken we de meest voorkomende incasso smoesjes en geven we tips om hier effectief mee om te gaan.
Er is één belangrijk punt welke niet mag ontbreken in een sommatiebrief. U dient de schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Met dit belangrijk punt valt of staat de gehele incassoprocedure.
Voorafgaand aan het versturen van een sommatiebrief heeft u als het goed is al diverse stappen ondernomen. Bijvoobeeld het verzenden van de factuur aan uw debiteur, en herinneringen. Dat mag per post, e-mail of persoonlijk. Hiermee beweegt u de debiteur tot het betalen van de openstaande betaling.
Wat zijn incasso smoesjes?
Incasso smoesjes zijn vaak herhaalde excuses die debiteuren gebruiken om betaling uit te stellen of te vermijden. Hoewel sommige redenen legitiem kunnen zijn, zijn er ook veel smoesjes die bedoeld zijn om tijd te winnen of de betalingsverplichting te ontwijken. Hoe eerder u deze doorziet, hoe sneller u stappen kunt ondernemen om uw vordering te incasseren.
De meest gebruikte incasso smoesjes:
- “De factuur is niet aangekomen”
- Dit is een van de meest gehoorde excuses. Debiteuren claimen vaak dat ze de factuur nooit ontvangen hebben. Gelukkig kunt u dit eenvoudig oplossen door de factuur digitaal opnieuw te versturen en een bevestiging van ontvangst te vragen.
- “We hebben betalingsproblemen”
- Sommige bedrijven zullen aangeven dat ze financiële problemen hebben en daarom niet kunnen betalen. Hoewel dit soms klopt, kan het ook een smoes zijn om meer tijd te krijgen. In zulke gevallen is het belangrijk om duidelijke betaalafspraken te maken en wellicht een betalingsregeling voor te stellen.
- “De persoon die de betaling goedkeurt is niet aanwezig”
- Vaak zal een debiteur beweren dat de verantwoordelijke persoon met vakantie is of niet beschikbaar is om de betaling goed te keuren. Hierop kunt u antwoorden door een nieuwe betaaldeadline vast te stellen of te vragen naar de vervanger.
- “Er zit een fout in de factuur”
- Dit excuus is bedoeld om het betalingsproces te vertragen. Zorg ervoor dat uw facturen altijd duidelijk en correct zijn. Als er een echte fout is, zorg dan voor een snelle correctie en bevestig direct de nieuwe betalingsdeadline.
- “We zijn bezig met de betaling”
- Een veelgebruikt smoesje waarin klanten aangeven dat de betaling onderweg is, maar vervolgens gebeurt er weken niets. Blijf hier bovenop zitten door te vragen om betalingsbevestiging of een concreet bewijs van de bankoverboeking.
Hoe om te gaan met incasso smoesjes
- Blijf professioneel: Het is cruciaal om altijd kalm en professioneel te blijven, ook al weet u dat de klant smoesjes verzint. Dit versterkt uw positie mocht u later juridische stappen moeten ondernemen.
- Documenteer alle communicatie: Houd altijd een duidelijk overzicht van alle communicatie met de debiteur, zodat u later kunt aantonen dat u uw verplichtingen hebt nagekomen.
- Geef duidelijke deadlines: Door concrete deadlines te stellen en opvolging te doen, houdt u druk op de debiteur zonder onnodige conflicten te creëren.
- Schakel een incassobureau in: Als de smoesjes blijven aanhouden en de betaling nog steeds uitblijft, kan het tijd zijn om een incassobureau zoals Intercash in te schakelen. Wij nemen u de zorg uit handen en zorgen ervoor dat uw vordering wordt geïncasseerd.
Conclusie
Het doorzien van incasso smoesjes is een vaardigheid die u als ondernemer snel onder de knie moet krijgen. Hoe beter u voorbereid bent op de vele excuses die debiteuren kunnen gebruiken, hoe sneller u kunt handelen. Neem contact op met Intercash om te zorgen dat uw vorderingen professioneel worden geïncasseerd, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over onnodige smoesjes.
